〔管理委託契約見直し〕
Ｑ 管理会社の業務内容がよくわかりませんし理事会と管理会社の意見も違います。管理会社の業務範囲はどのように考えればいいのでしょうか
Ａ 管理会社が行う業務は、締結している管理委託契約書に基づきますので契約内容を確認してください。契約書には管理会社への委託内容に
ついて具体的に定められていますので実施内容との差がないかを明らかにすることが大切です。
Ｑ 標準管理委託契約書とはどのようなものですか
Ａ 標準管理委託契約書は､2018年に改訂されています｡これはマンションの管理委託契約に係る標準的な管理委託契約書として国土交通省が
公表したものですので参考となります。
Ｑ 管理会社に管理業務を委託する際の注意点はありますか
Ａ 管理会社への委託は執行機関の理事会が窓口となり、総会決議を経て契約を締結することになります。円滑な組合運営をするためにも、管理
会社任せになったり、管理会社が一方的に業務を処理して理事会に報告しない等の問題が生じることがないよう注意が必要です。
Ｑ 管理会社の委託費が妥当かどうか分からない
Ａ 重要事項説明書や委託契約書を確認し、業務内容と委託費の妥当性を検証すれば分かりますが専門家の支援を要します。近隣の同規模マン
ションとの比較や他の管理会社の見積もりと比較することでも概略の検証は可能です。
Ｑ 管理会社とトラブルが発生した場合どこに相談すればよいでしょうか
Ａ マンション管理会社の業務の改善向上を計ることを目的とした一般社団法人マンション管理業協会が、またマンション管理の適正化を推進
するためマンション管理に関する苦情処理のため指導や助言を目的とした公益財団法人マンション管理センターがあり、いずれも国土交通大臣
から指定された団体です。
〔長期修繕計画・修繕積立金見直し〕
Q 修繕積立金を値上げすると言われたが、納得がいかない
Ａ 修繕積立金は、長期修繕計画に基づいて徴収しますので計画内容を確認してください。修繕計画が妥当であれば、それに見合う徴収額か
どうかですので、納得ができると考えます。
〔大規模修繕工事実施〕
Ｑ 大規模修繕工事はいつ行えばよいでしょうか
Ａ 大規模修繕工事は、長期修繕計画に定められた時期を目安として行いますが、その1年以上前から専門委員会などを設置して体制を整え準備
を始めます。事前に建物や設備について調査・診断を行い、建物や設備の劣化状況や組合員の要望などを把握して、修繕工事の要否(実施時期)
や実施する内容などを判断します。
Ｑ 大規模修繕工事を実施するに当たって、管理組合の体制はどうすればよいでしょうか
Ａ 大規模修繕工事を実施するには、工事の内容、施工会社の選定、資金計画など様々なことを検討しなければなりません。これらを検討し、
組合員の合意を得ていくには専門的な知識と1年以上の準備期間が必要なため、マンションの規模にもよりますが理事会の諮問機関として
「専門委員会」を設置することが必要と考えられます。大規模修繕工事の実施の検討にあたって、まず、「専門委員会」の設置と併せて調査
・診断や修繕設計の実施について、総会の承認を得ておきます。
Ｑ 大規模修繕工事において調査・診断や修繕設計などを専門家に依頼するにはどうすればよいでしょうか
Ａ 専門家に適正な見積りを提出してもらうためには、管理組合の意向を正確に伝える必要があり、委託する内容と条件を整理しなければなり
ません。内容や条件の整理は、専門家のアドバイスを求めることもできます。調査・診断や修繕設計は専門家に依頼しますが、一般的に次の
方法をとります。
①設計監理方式：設計事務所、管理会社等の専門家に、調査・診断、改修設計、施工会社選定の助言、工事監理を委託し、施工は別途施工
会社と契約する方式です。施工を第三者がチェックするので管理組合の負担は軽減されます。
②責任施工方式：調査・診断から改修設計、施工までのすべてを１社の施工会社と契約する方式で比較的小規模のマンションで多く採用され
ています。
Ｑ 大規模修繕工事の資金が不足している場合はどうすればよいでしょうか
Ａ 大規模修繕工事にあたって資金が不足する場合、
①組合員から一時金を徴収する
②金融機関から融資を受ける
③これらを併用するなどの方法があります。
なお、修繕工事を資金に応じた修繕のみとする方法(足場が不要な工事を先送りする方法)をとることもあります。
〔管理費等滞納対策〕
Ｑ 滞納者への対応はどうすればよいですか。
Ａ 滞納が生じたときは督促を行う必要があり、その方法は電話・訪問・文書による督促があります。一般的な督促の順序は次のとおりです。
①相手方がうっかりしている場合もあるため、督促状の配布又は送付をします。
②次に、自宅に電話で督促し支払確約を得ます。
③その後も滞納し続けている場合は、在宅時に面談し滞納原因の把握や支払確約を得ます。
④それでも支払いがない場合は、法的措置に移行することになります。
Ｑ 滞納者に対する法的手段にはどのような方法がありますか
Ａ 法的手段としては、裁判所に提訴し強制的に解決してもらう通常訴訟がありますが、支払督促や少額訴訟といった比較的簡単に利用できる
督促制度もあります。滞納状況に応じて、適当な法的手段を選定することになります。
Ｑ 遅延損害金の利率は法律上の制限がありますか
Ａ 法律上の制限はありませんが、規約に定めがあっても高い利率は認められない可能性があります。民法404条では年5%という定率があり
ますが、国税の例(14.6%)を参考に定めていることが多いようです。
Ｑ 滞納防止の方法について教えてください
Ａ 滞納要因は幾つかありますので、 様々な手段を用いて対処する必要があります。
①滞納者リストの作成
②管理規約に、支払い期日、支払い方法、遅延損害金、弁護士費用を請求できる旨の定めがあるか
③管理規約又は細則に、駐車場利用契約解除、滞納督促に係る定めがあるか
などを確認し手段を講じてください。
なお、管理組合役員は短期間に交代することが多いため、督促のルール等を定め、誰が役員になっても公平な督促となるよう管理規約や細則
に明記しておくことが重要です。
〔管理規約等改正〕
Ｑ 管理規約の見直しはどのようなときに行うのですか。また管理規約の見直しの手続きはどのようにしますか
Ａ 区分所有法や標準管理規約の改正があった場合、管理規約の見直しを実施することをお薦めします。また、管理規約の見直しの手続きは規約
の定めに従って行いますが、見直しを行う場合は標準管理規約を参考とすることが望ましいと考えます。
Ｑ 管理規約で給水管は各戸のメーターを含む部分を共用部分としていますが、メーターから壁までの部分は専有部分でしょうか
Ａ 標準管理規約8条の別表第2では、配管の共用部分を本管から各住戸のメーターを含む部分等専有に属さない「建物の付属物」としています
ので、各戸のメーターから専有部分となります。
Ｑ ペット飼育が禁止されているマンションで、理事会が飼育容認を検討しています。どのようにしたらよいですか
Ａ 理事会で専門委員会を設け、アンケート等により組合員の意向を聞くよう働きかけてください。飼育を認める意見が多ければ、なぜ飼育を
認めるのかを広報等により周知し、反対する組合員が居れば話し合いの場を設け十分な議論が必要です。飼育を認める場合は規約や細則を改正
し、飼育者に共同の利益に反しない行動を求め細かいルール造りが必要となります。
Ｑ 総会の特別多数決議で管理規約の改正が承認されたとき、管理規約を作り直し全ての組合員に配付しなければならないでしょうか
Ａ 管理規約の改正が承認されたときは、改正後の規約を全ての組合員に配付することが望ましいと考えます。